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14 mar

A importância da gestão de estoques para um negócio rentável

A gestão de estoques é um dos grandes paradigmas na administração de pequenas e médias empresas. Não raras vezes acaba ficando em segundo plano, ou por desconhecimento do impacto que pode trazer na administração do negócio, ou por falta de mão de obra e controles adequados que permitam um gerenciamento eficiente. Essa situação tende a se agravar para empresas cuja atividade-fim envolva justamente processos de transformação desses estoques. Atividades industriais precisam de controles eficientes dos processos produtivos, pois uma boa administração da logística dos estoques pode reduzir custos e ser fundamental para a saúde do capital de giro.

O descompasso na administração dos estoques pode acender o alerta vermelho no fluxo de caixa, colocando a empresa em dificuldades e, eventualmente, precisar buscar capital de terceiros para retomar o ritmo produtivo. Um bom entendimento do processo de composição do capital de giro da empresa e de como uma boa gestão da logística interna dos estoques é fundamental nesse processo pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso, principalmente em momentos de crise e escassez de capital de terceiros de baixo custo.

Os fatores de sucesso da logística interna dos estoques passam por algumas atividades gerenciais fundamentais, tais como: previsão da demanda, armazenagem adequada, auditorias periódicas, giro do estoque, gestão das perdas e capacitação das pessoas. Uma premissa fundamental é dar aos estoques a mesma importância que se dá à gestão financeira; afinal, estoque é dinheiro e merece todos os cuidados que damos ao caixa da empresa. Não é raro encontrar empresas cuja gestão dos estoques é feita através de planilhas, alimentadas pelos encarregados do estoque, de forma não integrada e de difícil acompanhamento pela administração da empresa.

A gestão do capital de giro depende das políticas de crédito, do volume de vendas e do nível de estoque mantido, influenciando diretamente os recursos financeiros necessários para manter a empresa em funcionamento. Qualquer desequilíbrio pode impactá-lo. Identificar e corrigir rapidamente fatores que impactem negativamente e que facilmente podem passar despercebidos no curto prazo é de fundamental importância. Redução de vendas, políticas de crédito equivocadas, crescimento da inadimplência, aumento dos custos, estoques mal dimensionados, ciclos produtivos ineficientes e desperdícios em geral são apenas alguns exemplos que podem demorar a ser identificados. A gestão desses fatores está pulverizada entre os vários setores da empresa e nem sempre é fácil de ser realizada. Uma forma de saber se a empresa está ou não correndo riscos em sua gestão é buscar indicadores na contabilidade. Para isso subtraímos o valor do passivo circulante do ativo circulante. Valores muito altos ou negativos demonstram desequilíbrio no capital e podem representar riscos para a situação financeira da empresa.

Para mudar essa realidade, principalmente no que se refere à questão dos estoques, devemos considerar uma abordagem integrada entre processos, tecnologia e pessoas. Investir em apenas um desses pilares pode até amenizar o problema, mas a solução definitiva deve vir no balanceamento dos investimentos nessas três frentes de atuação. Ao trabalhar essa tríade, estamos garantindo que o conhecimento, a capacitação e as ferramentas estarão ajustadas de forma equilibrada para atender as demandas da logística interna dos estoques e consequentemente alcançar o objetivo maior, que é a redução dos custos e a saúde do capital de giro.

A gestão dos processos de estoques compreende desde preocupações com a localização dos estoques, definição dos responsáveis, garantias de inviolabilidade, identificação clara dos itens, mensuração adequada, unidades de medida de aquisição e uso bem definidas, controle da entrega, controle de retornos e desperdícios, e de auditorias periódicas. Algumas técnicas já conhecidas, como o Kanban e Lean, podem ajudar na definição e otimização dos processos adequados de controle para cada realidade produtiva.

Uma vez definidos os processos, as pessoas precisam ser capacitadas e adequadamente informadas da importância da realização desses controles e procedimentos, afinal são elas o principal fator de sucesso. Muitas vezes as mudanças falham simplesmente por não envolver as pessoas de forma adequada. Comunicação clara e capacitação são fundamentais para se obter o sucesso nas mudanças.

Dentro da dimensão de ferramentas, para aprimorar a logística dos estoques, um sistema de gestão integrado é essencial para a otimização dos controles e automações. Agilizando e melhorando as tarefas de recebimento, industrialização e expedição, reduzindo custos operacionais e aumentando a confiabilidade dos processos. O benefício de utilizar este tipo de sistema é integrar o controle dos estoques, o planejamento e apontamento de produção, com as demais atividades administrativas e contábeis da empresa.

A precisão das informações, a possibilidade de acompanhamento ágil dos indicadores, a melhoria dos controles e a rapidez na tomada de decisão fazem da adoção de um ERP uma opção fundamental.

Entendendo a logística dos estoques e seu impacto nos resultados da empresa, devemos trabalhar para tornar o que aparentemente seria uma simples operação de somar e subtrair, em uma visão sistêmica, com ações importantes na gestão financeira e no impacto bem definido na composição do capital de giro, primordial para a saúde financeira das empresas.

Roberto Bertolini
Gerente Comercial da RCN&BS

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